【就活生・新入社員必見！】日本企業のメールマナーまとめ

　就職活動中や内定をもらったあとに相手方企業の人事担当者とメールでやり取りをする機会がこれから増える方もいらっしゃるかと思います。
複雑そうに見えるメールのルールとマナーですが、慣れてしまえばそれほど複雑なものではございません。

　今回はそんなビジネスメール初心者の方向けにルールといくつかのテンプレートをお伝えしていきます。

メール文の流れは決まっている

　メールの本文は書き出しから終わりまで、マナーとしての流れが決まっています。

①宛先
　メールツールによっては「To：」と表記されることもあります。
　意味としては、このメールを送りたい相手になります。

② ＣＣ:
　カーボンコピーの略です。CCに入っているアドレスにもメールは届きます。
CCを使う意味は、このメールの主役ではないけど一応見ておいて下さいね。という意味で覚えておけば大丈夫です。

③件名
　現在はLINEなどの連絡ツールで連絡を取り合う人が多いため、あまりなじみがないと思います。ガラケー時代にメールを使っていた学生も、件名をわざわざ付けて送る人は少なかったはずです。
しかし、会社および社会人にメールをする際には件名を付けるのはマナーです。社会人は一日に何百通ものメールを受信します。そのため、受信フォルダで一目見て内容を判断できる件名は社会人には必須事項なのです。

④最初の挨拶
　メールの書き出しのマナーです。差出先の会社名と人の名前を記載します。(個人宛でない場合は会社名のみや「ご担当者様」などで大丈夫)
また、会社名＋相手の個人名を記載する際は会社名に「様」などの敬称は不要です。
次に自分が名乗る際のマナーですが、自分の名前はもちろんのこと、自分がどこの誰なのかを相手に簡潔に伝えられるよう名乗りましょう。
社会人への挨拶は基本的には「(いつも)お世話になっております」で大丈夫です。

⑤締めの挨拶
　これは固定で「以上、よろしくお願いいたします」で結構です。より丁寧に挨拶をする社会人もいますが、上記が基本形になるかと思います。

友達に話すようにメールを打ってはいけない

　当たり前のことだと思っている方もいますが、学生の就活生には稀に友達に話すかのようにメールを送ってくる人もいます。
ビジネスを一緒に行う仲間として迎えられる人間かをメール文章でも見られていると思って文章を作成しましょう。

以下によくメールで使用する言いかえの例を挙げていきます。

その他のメールマナー

　 メールの返信は基本的には全返信で
　受信したメールを返信する際には、差出人のみに返信するのではなく、ToおよびCC全てに返信できる「全返信」を行いましょう。
メールの差出人はToに必要な人を含めるのはもちろんのこと、CCにもこのメールを見るべき人間が含まれています。それら全員に返信できる全返信機能を使用して、必要な人みんなにメールが届くように気を付けましょう。

　BCC
　「ブラインドカーボンコピー」の略。
CCと同様にあくまでメインではないアドレスをここに入れます。またBCC最大の特徴として、BCCに入れられたアドレスの人はメールが受信されたとき、他の宛先の人間にはアドレスが見えなくなります。
注意としては、BCC以外の人間が全返信してきても、BCCのアドレスには返信が送られないことです。
便利な機能ですが、自分がBCCになった際に不用意にそのメールに返信しないよう気を付けましょう。

　「メーリングリスト」とは
　LINEでいうグループにあたるのが、メーリングリストになります。
一つのメールアドレスに、個人が複数人登録されているメールアドレスのことを言い、メーリングリストにメールを送信すると、登録されている人間全員が同様のメールを閲覧することができる便利なものです。

　できればPCでメールを作成しよう
　外出先など、どうしようもない場面ではスマホでメールを作成・送信するのは仕方がないことですが、時間があるときやPCが手元にある場面ではなるべくPCからメールを送信することをおすすめします。
スマホの小さな画面では、誤字や脱字・改行のミスなどが出る可能性があるためです。また、社会人は基本的にPCでメールを見ます。スマホとPCでは画面サイズが違うため思わぬところで改行された文章で送信されてしまうことがあるため、気を付けましょう。

　メールを出してよい時間帯
　メールは基本的には何時に出しても問題ないものとされております。
返信期限が設けられている場合はもちろん期限内に返さなければならないのですが、時間が深夜帯だからマナー違反、ということにはなりません。
いつでも出せていつでも読めるのがメールなので、時間を気にしていてはメールのメリットがなくなります。

　メールを終わらせるタイミングがわからない
　当たり前かもしれませんが、話すことがなくなったら返信する必要はありません。「自分が最後で終わるように」などと考える必要はなく、むしろメールの内容に無駄があったりといったことを気にしたほうが良いです。どうしても自分で終わりたい、というのであれば、色々と調整してもらったお礼を言って終わりにするなど、何かに対するお礼を送信して終わらせても構いません。